• Luisteren zonder oordeel: Medewerkers opvangen die een klacht indient bij de vertrouwenspersoon over ongewenst gedrag.  Vaak loopt de medewerker er al enige tijd mee rond. En als hij/zij dan besluit om er melding van de te maken, is het van belang te luisteren, dat de medewerker het verhaal kan doen zonder enige consequenties en zonder enig oordeel. 
• Coachen en begeleiden: Gesprekken voeren met medewerkers,  helpen de kern van het probleem duidelijk te krijgen, coachen en ondersteunen bij het zoeken naar oplossingen. Informeren over mogelijke consequenties van keuzes en de klachtenprocedure. Begeleiden bij vervolgstappen, bij het bekendmaken van de situatie (indien de medewerker daartoe besluit). Belangrijk is dat de medewerker de regie houdt over de keuzes en beslissingen. 
• Nazorg:  het bieden van nazorg, de melder helpen bij het goed afwikkelen van de klacht/melding, externe hulp inschakelen (indien gewenst/noodzakelijk) naar hulpverleners zoals de bedrijfsarts of een mediator.

• Alle medewerkers moeten weten wie de vertrouwenspersoon is, hoe men hem/haar kan bereiken en wat de werkwijze is.
• Daarnaast kan de vertrouwenspersoon de medewerkers voorlichten, bewust maken van thema's rondom ongewenst gedrag, wat is ongewenst gedrag, hoe vaak komt dit voor in Nederland? Wie bepaalt wat ongewenst gedrag is? Hoe hiermee om te gaan? ......
• Periodieke (anoniem) rapportage aan het management.

• Advies geven aan management/bestuur over de aanpak van ongewenst gedrag, ondersteunen en begeleiden bij het voorkomen van ongewenst gedrag en het registreren van ongewenst gedrag.
• Adviseren over mogelijke thema's die binnen de organisatie mogelijk een rol spelen, mede op basis van waarnemingen van de vertrouwenspersoon.

Naast klachten over ongewenste omgangsvormen kan er ook sprake zijn van een melding over een integriteitschending, zoals bijvoorbeeld diefstal of fraude. Onze vertrouwenspersonen zijn zowel gecertificeerd voor het behandelen van meldingen van ongewenste omgangsvormen als integriteitskwesties. Dit maakt het wel zo makkelijk voor uw medewerkers, brengt duidelijkheid en is laagdrempelig. Zij hoeven niet na te denken bij wie ze welk probleem kunnen melden!

De rol van de vertrouwenspersoon is soortgelijk als bij ongewenste omgangsvormen (opvang en begeleiding), echter de route en regie van behandeling is net wat anders, mede vanwege het gegeven dat er rondom integriteitskwesties aanvullende wettelijke kaders van toepassing zijn (Wet bescherming Klokkenluiders);

• de meeste organisaties dienen te beschikken over een aparte meldregeling voor integriteitskwesties die gevolgd moet worden. Deze is in de regel verschillend van een klachtenprocedure voor ongewenste omgangsvormen;
• in geval van een klacht over ongewenst omgangsvormen ligt de regie bij de medewerker, hij/zij bepaalt hoe er uiteindelijk met de klacht moet worden omgegaan. Bij een medling van een integriteitschending kan het voorkomen, afhankelijk van de aard van de melding, dat er een wettelijke meldingsplicht van toepassing is. In dat geval zal de vertrouwenspersoon meer de regie moeten nemen. Uiteraard in goede afstemming met de medewerker;
• in het geval dat een medewerker een melding (intern) officieel wil doorzetten, komt de regie van de behandeling van de melding bij de organisatie te liggen. De vertrouwenspersoon blijft de medewerker bijstaan gedurende het behandelingsproces;
• voorafgaand en gedurende de behandeling van een melding, kan de vertrouwenspersoon en/of de medewerker advies inwinnen bij het Huis voor Klokkenluiders.